Il Ministro dell’Economia e delle Finanze in data 17/6/14 ha emanato un nuovo decreto (abrogativo del precedente decreto del 23/1/2004) che è entrato in vigore il 27/6/2014 ed è relativo alla conservazione e riproduzione dei documenti informatici ai fini fiscali. Immediatamente anche l’Agenzia delle Entrate con la circolare 18/E del 24/6 ha fornito ulteriori istruzioni sull’argomento. L’insieme delle disposizioni citate apporta alcune semplificazioni alla normativa precedente:
In sintesi le principali novità.
Normativa applicabile
Innanzitutto viene sancito che la normativa applicabile in campo tributario relativamente alla formazione, emissione, trasmissione, conservazione, ... della documentazione elettronica è quella del decreto legislativo 7/3/2005 n° 82 nonché dell’art. 21 del Decreto IVA (DPR 633/72).
Conservazione dei documenti informatici ai fini della loro rilevanza fiscale
Affinché un documento informatico abbia le caratteristiche richieste dalla normativa fiscale occorre che:
I documenti informatici e i “pacchetti” di documenti informatici si considerano archiviati nel momento in cui viene apposta una data opponibile ai terzi, ovvero immodificabile. Il processo di conservazione elettronica deve concludersi entro tre mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi. Pertanto a titolo di esempio i documenti dell’esercizio 2014 dovranno essere definitivamente archiviati entro il 31 dicembre 2015.
Per i documenti cartacei di cui è obbligatoria la conservazione ai fini fiscali il procedimento di dematerializzazione avviene con le modalità già illustrate nella nostra precedente circolare e termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata o della firma digitale. Qualora si tratti di documenti analogici originali unici occorre altresì che la copia digitale venga dichiarata conforme all’originale mediante autenticazione da parte di un notaio o di altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Al termine del procedimento i documenti cartacei possono essere distrutti.
Anagrafica delle Pubbliche Amministrazioni
Le Pubbliche Amministrazioni destinatarie delle fatture elettroniche devono inserire nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) l’anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche. L’IPA provvede quindi ad assegnare un codice univoco a ciascuno degli uffici ed a renderlo pubblico sul sito www.indicepa.gov.it. Tale codice univoco è uno dei dati da indicare obbligatoriamente sulle fatture elettroniche pena il rifiuto della fattura da parte del Sistema di Interscambio (SDI). Per questo motivo le Pubbliche Amministrazioni debbono comunicare il suddetto codice a tutti i propri fornitori.
Invio delle fatture elettroniche
La fattura elettronica si considera tale quando viene emessa e ricevuta in formato elettronico. La distinzione tra fatture elettroniche e cartacee viene determinata in relazione alle modalità di invio e di conservazione da parte dell’emittente, non più dalle modalità di creazione della fattura medesima. A questo proposito le fatture create in formato elettronico (ad esempio con un programma di fatturazione o con software di compilazione tipo Word o Excell) ma inviate in formato cartaceo non si possono considerare fatture elettroniche. Viceversa se l’invio avviene tramite canali telematici (ad esempio la posta elettronica) e la conservazione (da parte dell’emittente) avviene nel rispetto di tutte le condizioni poste dalla normativa, anche una fattura nata come cartacea e successivamente trasformata in fattura elettronica (ad esempio tramite scannerizzazione), può essere considerata a tutti gli effetti una fattura elettronica propriamente detta purché, ovviamente, vengano rispettati tutti i requisiti normativamente fissati. Il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno se accettarla ma la sua scelta non influenza l’obbligo per l’emittente di procedere alla conservazione elettronica sempre che la fattura trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità fino al termine del periodo di conservazione. Si può quindi verificare un’asimmetria tra il comportamento dell’emittente e quello del destinatario.
Invio e ricezione delle fatture elettroniche, momenti distinti
Come già ampiamente descritto nelle nostra precedente circolare sull’argomento, la fattura elettronica (come anche quella cartacea) si considera “emessa” in senso tecnico, come disposto dall’art. 21, comma 1, del DPR 633 “ … all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.
Poiché come è noto la fattura elettronica non viene inviata direttamente alla Pubblica amministrazione destinataria bensì allo SDI, quest’ultimo dopo aver effettuato una serie di controlli, invia la fattura all’ufficio destinatario identificato tramite il codice univoco da riportare obbligatoriamente sulla fattura medesima e, se tale inoltro ha esito positivo, provvede ad inviare al soggetto emittente una ricevuta di avvenuta consegna. Si verifica quindi uno sfasamento temporale tra il materiale invio dal fornitore allo SDI e la conclusione del procedimento di emissione.
Nel caso l’invio dallo SDI all’ufficio destinatario non vada a buon fine, lo SDI invia al fornitore una ricevuta di mancata consegna (all’Ufficio destinatario). Tuttavia, anche in questo caso la fattura può essere considerata “emessa” ai sensi dell’art. 21, comma 1 DPR 633 in quanto la ricevuta di mancata consegna è comunque sufficiente a provare la ricezione da parte dello SDI.
Impossibilità di recapito della fattura elettronica
Può capitare che l’invio della fattura elettronica dallo SDI all’Ufficio destinatario risulti impossibile per i seguenti motivi:
Nei primi due casi il fornitore dovrà indicare nella fattura, in alternativa del codice univoco dell’ufficio destinatario, il codice generico per la specifica Amministrazione destinataria della fattura denominato “Codice FE Centrale”. Tuttavia al fine di evitare l’utilizzo abusivo di tale codice, lo SDI dovrà verificare che effettivamente manchi nell’IPA il codice identificativo dell’Ufficio destinatario della fattura e quindi si possa utilizzare il codice generico. In caso contrario la fattura verrà respinta e lo SDI dovrà indicare il codice ufficio del destinatario da indicare nella fattura in sostituzione del codice generico. Qualora invece, all’interno della medesima Amministrazione vengano identificati da parte dello SDI, più uffici di fatturazione elettronica, lo stesso invierà al fornitore una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”. Tale attestato consiste in un messaggio firmato elettronicamente ed è sufficiente a dimostrare che la fattura è pervenuta allo SDI e che non è stato possibile recapitarla all’ufficio destinatario per cause non imputabili al fornitore. In tal caso, dunque, la fattura può considerarsi emessa e lo SDI deve segnalare il caso agli enti di controllo affinché l’amministrazione interessata provveda all’indicazione del proprio codice nell’IPA.
Posto che l’inadempimento è dell’Amministrazione e non del fornitore, occorre identificare una procedura che permetta al fornitore di recapitale comunque la fattura all’amministrazione committente e di incassarla come contrattualmente previsto. Con la Circolare n° 1 del 31/3/14 del Ministero dell’Economia e delle Finanze (dipartimento delle finanze) e della Presidenza del Consiglio dei Ministri (dipartimento della funzione pubblica) è stato chiarito che il fornitore può inviare la fattura scartata direttamente all’amministrazione committente (senza passare tramite lo SDI) anche con la posta elettronica allegando la fattura e l’ “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”.
Il terzo caso è relativo alle varie ipotesi in cui la fattura è stata regolarmente ricevuta dallo SDI ma sia impossibile recapitarla all’ufficio destinatario per cause tecniche. Lo SDI deve contattare l’ufficio destinatario e sollecitare la soluzione delle problematiche in essere. Qualora entro 10 giorni le cause tecniche che impediscono l’invio della fattura dallo SDI all’ufficio destinatario non siano ancora state risolte, lo SDI invierà al fornitore una Attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito. Anche in tal caso la fattura si considera regolarmente emessa e il fornitore potrà procedere, analogamente a quanto visto sopra, all’invio diretto all’ufficio committente tramite la posta elettronica.
Esclusivamente nel caso di scarto della fattura elettronica da parte dello SDI la stessa non può considerarsi emessa in quanto non ricevuta da parte dello SDI medesimo, diversamente nel caso di attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito, la fattura si considera emessa in quanto regolarmente ricevuta dallo SDI.
Poiché i software gestionali e di emissione delle fatture procedono contestualmente all’emissione ed alla registrazione in contabilità delle fatture attive si pone il problema di come neutralizzarla nella contabilità dell’emittente. Infatti, come detto, la ricezione di una ricevuta di scarto esclude che la fattura possa considerarsi emessa in quanto manca la ricezione da parte del destinatario e, quindi, in contabilità è stata registrata una fattura che non può essere considerata emessa.
Le procedure generalmente utilizzate dalle imprese sono le seguenti:
Infine bisogna procedere all’emissione della nuova fattura in cui deve preventivamente essere eliminata la causa dello scarto.
Imposta di bollo
L’imposta di bollo deve essere versata in un’unica soluzione esclusivamente con modalità telematiche entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Qualora le fatture debbano essere assoggettate ad imposta di bollo, non essendo possibile la materiale applicazione del bollo cartaceo, occorre che le stesse riportino la dicitura che l’imposta è stata assolta ai sensi del decreto 17/6/2014.
Comunicazione dell’impronta
Viene abolito l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate l’impronta dell’archivio digitale.
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