CIRCOLARE N° 11 DEL 19 – 10 – 2018

Oggetto: fattura elettronica

Con la legge 205⁄17 (legge di bilancio 2018) sono state introdotte due novità molto impegnative per tutti i titolari di P. IVA, si tratta dell’obbligo di utilizzo delle fatture elettroniche (a decorrere dal 1° gennaio 2019) e dell’abolizione della carta carburanti cartacea (dal 1° luglio 2018) poi prorogata. Su quest’ultimo argomento vedasi la nostra circolare N° 5⁄18.

Inoltre viene previsto che per tutte le fatture elettroniche (sia attive sia passive) debba essere attuata la c.d. conservazione sostitutiva.

La definizione di fattura elettronica è contenuta nel Decreto del Ministero dell’Economia 7⁄3⁄2008: “è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso in via telematica al Sistema di Interscambio (SDI) e da questo recapitato al soggetto destinatario”.

Anche l’art. 21 del DPR 633⁄72 contiene una sorta di definizione della fattura elettronica: “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo e di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati”.

Si tratta di definizioni criptiche la cui piena comprensione tecnica è riservata agli addetti ai lavori, pertanto nella presente circolare cerchiamo di illustrare le conseguenze pratiche che derivano a carico delle imprese e dei professionisti in conseguenza della nuova normativa.

L’intero ciclo della fatturazione elettronica si articola nelle seguenti fasi:

Caratteristiche e contenuto della fattura elettronica

La fattura elettronica deve soddisfare i seguenti requisiti: autenticità, integrità e leggibilità, per ottenerli bisogna utilizzare congiuntamente la firma digitale ed il sistema di trasmissione denominato EDI. Il linguaggio scelto dall’Agenzia delle entrate per la predisposizione delle fatture elettroniche è .xml (eXtensible Markup Language)

Le fatture elettroniche, in base alle caratteristiche del formato impiegato, si distinguono in almeno tre categorie:

La fattura in formato .pdf inviata tramite e–mail non è una fattura elettronica valida ai fini fiscali in quanto non viene garantita l’autenticità, l’integrità e la leggibilità né l’origine (perché non è firmata digitalmente). Si tratta quindi di un documento informatico ma non di una fattura elettronica.

La fattura elettronica, al pari di quella analogica attualmente in uso, deve contenere obbligatoriamente tutte le informazioni indicate negli articoli 21 e 21 bis del DPR 633⁄72 ovvero:

In aggiunta ai dati obbligatori ne possono essere inseriti altri sulla base delle necessità commerciali e degli accordi tra emittente e destinatario.

Le principali caratteristiche della fattura elettronica in formato .xml sono:

Con riferimento alla data di emissione è stato chiarito che vale la data indicata sulla fattura anche se l’invio avviene in un giorno successivo. La data della fattura rileva ai fini dell’esigibilità dell’IVA in capo all’emittente (IVA a debito). Per il destinatario, con riferimento alla detraibilità dell’Iva (a credito), si possono avere due eventualità:

Firma digitale

La firma digitale è “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica ed una privata, correlate tra loro, che consente al titolare (ovvero al soggetto che firma) tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.

Per utilizzare la firma elettronica occorre essere in possesso di un “dispositivo di firma digitale” (smart card o USB token) rilasciata da un certificatore accreditati il cui elenco è consultabile sul seguente sito: www.agid.gov.it. La legge prevede che il dispositivo di firma debba essere utilizzato solo ed esclusivamente dal titolare, non è quindi possibile consegnare il dispositivo di firma a soggetti diversi da titolare affinché firmino con il nome del medesimo.

Non è obbligatorio firmare le fatture elettroniche, tuttavia alcuni operatori lo consigliano. In caso di società si ritiene che debba essere usata la firma elettronica del legale rappresentante.

Decorrenza

L’obbligo di emettere fattura elettronica è già in vigore (dal mese di aprile 2015) per i soggetti che contrattano con le pubbliche amministrazioni, vedasi in proposito le nostre circolari n° 7⁄2014, 15⁄2014 e 5⁄2015 (alle quali si rinvia per approfondimenti), molte delle istruzioni ivi contenute sono valide anche per il nuovo obbligo generalizzato che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019.

Soggetti interessati

L’obbligo di emettere fattura elettronica per tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi riguarda tutti i soggetti titolari di P. IVA (professionisti, imprese individuali e società) con le seguenti eccezioni:

Tuttavia i soggetti obbligati alla fatturazione elettronica che emettono fatture nei confronti dei sopra detti nonché dei privati debbono comunque emettere la fattura elettronica ed inviarla allo SDI, in più dovranno farne copia cartacea ed inviarla loro con gli usuali mezzi.

Un caso particolare riguarda i soggetti esteri per i quali si possono verificare le seguenti fattispecie:

Invio della fattura elettronica allo SDI

Le fatture elettroniche non vengono spedite dagli emittenti direttamente ai loro clienti ma devono obbligatoriamente transitare attraverso lo SDI che, dopo aver effettuato alcuni controlli, le invia al destinatario.

Per inviare e ricevere le fatture elettronica tramite lo SDI sono utilizzabili vari sistemi alternativi:

Per ognuna delle modalità di trasmissione sopra elencate esistono regole tecniche ben precise che occorre osservare scrupolosamente:

Le quattro modalità sopra elencate sono alternative fra loro, tuttavia la PEC è consigliabile in quanto tutte le altre sono destinate a soggetti con grandissime quantità di fatture attive e passive e prevedono un procedimento di attivazione piuttosto complicato e tecnologicamente sofisticato che richiede tra l’altro la stipula di apposita convenzione con lo SDI e la nomina di un responsabile della fatturazione. Le principali case di software si sono abilitate come intermediari qualificati per la trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche, in tal caso occorre fornire allo SDI il Codice destinatario della casa medesima.

Se il destinatario ha scelto di ricevere le fatture elettroniche via PEC, l’emittente è tenuto a compilare il campo “Codece destinatario” indicando per sette volte lo ZERO.

Al momento della ricezione della fattura lo SDI invia al trasmittente una prima notifica (presa in carico), tuttavia l’emissione vera e propria della fattura si ha solamente all’atto del superamento di alcuni controlli (47 per l’esattezza) che lo SDI effettua prima di inviare la fattura al destinatario. In caso di esito positivo lo SDI oltre ad inviare la fattura al destinatario, invia una seconda ricevuta (notifica di consegna) al trasmittente,

Qualora invece la fattura elettronica inviata allo SDI non superi i controlli, lo stesso invierà al trasmittente una ricevuta di scarto e la fattura si considererà come non emessa. In tal caso l’emittente dovrà stornare la fattura (che nel frattempo è stata inserita nella sua contabilità) con una nota di credito interna (che non dovrà essere inviata allo SDI) e procedere ad un nuovo invio entro 5 giorni dalla comunicazione dello scarto per non incorrere in sanzioni. La nuova fattura dovrà essere in tutto uguale a quella originaria (ad esempio il numero e la data di emissione) salva la correzione degli errori segnalati dallo SDI. Se invece tutti i controlli vengono superati, la fattura verrà inoltrata al destinatario ed il trasmittente riceverà una notifica di buon esito, al massimo entro 5 giorni dall’invio allo SDI.

Circa la tempistica di invio allo SDI la questione è ancora aperta. La regola generale di emissione delle fatture prevede che debbano essere emesse entro la mezzanotte del giorno di effettuazione dell’operazione (salvo quelle differite) e che vengano contestualmente inviate allo SDI. Tuttavia vista la difficoltà pratica di rispettare tale prescrizione è allo studio una soluzione un poco più “soft” che dovrebbe concedere qualche giorno per l’invio. Già con una circolare del mese di luglio l’Agenzia aveva stabilito che “il minimo ritardo” sarebbe stato tollerato, senza peraltro specificare cosa si intendesse. Probabilmente saranno forniti chiarimenti a livello legislativo nella prossima legge finanziaria.

Invio della fattura elettronica dallo SDI al destinatario

Lo SDI, dopo aver effettuato i previsti controlli, se tutto va bene, invia la fattura al destinatario con la modalità che il medesimo ha precedentemente comunicato allo SDI scegliendone una tra le quattro sopra viste. Non è necessario che la modalità scelta per la ricezione e quella scelta per l’invio coincidano.

Per effettuare la comunicazione allo SDI della modalità prescelta per la ricezione delle fatture elettroniche occorre collegarsi al suo sito (www.fatturapa.gov.it) ed accedere all’apposita funzionalità. In base alle nostre indicazioni bisognerà semplicemente inserire la PEC e null’altro. Questa comunicazione non è obbligatoria, tuttavia è altamente consigliabile, in tal modo si evita di dover comunicare a tutti i propri fornitori l’indirizzo PEC scelto per la ricezione delle fatture.

In alternativa alla PEC lo SDI prevede di poter richiedere il cosiddetto “Codice dewstinatario”, ma la procedura è piuttosto complicata, anche in questo caso occorre firmare (digitalmente) un contratto con lo SDI e poi inserire il codice destinatario invece della PEC.

Nel caso sia stata scelta la modalità tramite PEC, le fatture vengono inviate (dallo SDI) alla casella indicata, qualora invece si scelga la soluzione tramite il codice destinatario della casa di software, ogni contribuente dovrà scaricare le proprie fatture accedendo all’apposita area privata che la sotware house gli mette a disposizione.

Se il destinatario è un consumatore finale, l’emittente deve indicare il codice fiscale e la fattura deve comunque essere inviata allo SDI. Copia cartacea dovrà essere consegnata al destinatario.

Esigibilità e detraibilità dell’IVA

L’IVA addebitata nelle fatture diventa esigibile secondo le normali regole previste dalla normativa, ovvero dal momento di effettuazione dell’operazione. Tuttavia l’esigibilità non è definitiva fino a quando il trasmittente non riceva dallo SDI la ricevuta di buon esito del controllo (che deve arrivare entro 5 giorni dall’invio).

In capo al destinatario la detraibilità dell’IVA varia in base ai seguenti elementi:

In base a quanto sopra, in via generale, risulterà che le fatture emesse nell’ultimo giorno del mese dovranno essere trattate come segue:

Riepilogando:

La fattura differita (riepilogativa) dovrà essere emessa con la data esatta della sua compilazione, non come arbitrariamente talvolta è in uso adesso, con la data dell’ultimo giorno del mese di riferimento. Tuttavia le fatture differite concorrono alla liquidazione mensile o trimestrale del periodo in cui sono state effettuate le operazioni. A titolo di esempio, una fattura differita relativa alle cessioni effettuate nei confronti di un medesimo cliente per il mese di gennaio emessa il 9⁄2⁄2019 concorrerà alla liquidazione IVA del cedente relativa al mese di gennaio mentre l’acquirente dovrà detrarre l’IVA nel mese di ricevimento, ovvero febbraio.

Note di credito

Qualora una fattura venga rifiutata dallo SDI si considera come non emessa, tuttavia il soggetto emittente, che l’ha già inserita in contabilità in virtù dell’immediato inserimento conseguente all’emissione, dovrà stornarla con una nota di credito interna senza effettuare alcuna comunicazione né allo SDI né al proprio cliente.

Qualora invece la fattura emessa, dopo aver superato i controlli dello SDI, venga consegnata al destinatario può capitare che quest’ultimo trovi delle difformità. In questo caso la fattura originaria non può essere rifiutata, bisognerà modificarla con note di addebito o di accredito. Le comunicazioni tra il fornitore ed il cliente non vengono veicolate tramite lo SDI bensì con i normali canali in uso. Se dovesse essere necessaria l’emissione di una nota di credito⁄debito (totale o parziale) allora bisognerà nuovamente farla transitare attraverso lo SDI con le procedure previste per le fatture.

Professionisti e notule

L’introduzione della fattura elettronica non modifica la prassi che i professionisti spesso adottano di emettere un preavviso di parcella (che non ha alcun valore fiscale) e poi, successivamente, al momento dell’incasso (ovvero entro la mezzanotte del giorno in cui avviene l’incasso) emettere la parcella vera e propria.

Fatture esenti e imposta di bollo

Le fatture emesse a fronte di prestazioni esenti (tipicamente quelle dei medici) sono assoggettate all’imposta di bollo di 2 Euro. Con l’eliminazione della fattura cartacea non sarà più possibile apporre la marca da bollo bensì bisognerà compilare l’apposito campo nella fattura in formato xml. La relativa imposta di bollo dovrà essere versata cumulativamente una sola volta all’anno entro 120 giorni dalla chiusura di ogni esercizio.

Autofatture

Qualora in seguito ad un acquisto di beni o servizi il fornitore non emetta la fattura elettronica o la fattura emessa risulti sbagliata ed il fornitore non proceda alla rettifica si applica l’art. 6, comma 8 lettere a) e b) del D. Lgs 471⁄97 che prevede l’obbligo di autofatturazione in capo all’acquirente. Con l’introduzione della fattura elettronica tale obbligo non viene meno, l’acquirente dovrà emettere l’autofattura elettronica (Tipo documento TD20) inviarla allo SDI e procedere al pagamento dell’IVA con il solito F24.

Conservazione

Le fatture elettroniche emesse e ricevute nonché tutte le notifiche inviate dallo SDI devono essere conservate esclusivamente in formato elettronico. Ciò non significa che, semplicemente, debbano essere memorizzate sul computer, bisogna osservare le regole previste per la “conservazione sostitutiva”. Anche su questo punto vedasi le nostre circolari già citate. L’obbligo di conservazione sostitutiva riguarda solamente le fatture elettroniche e le relative ricevute non anche gli altri documenti contabili né i registri IVA.

Emissione delle fatture – procedura da seguire

La procedura per l’emissione delle fatture attive ed il ricevimento delle fatture passive richiede una serie di passaggi che debbono essere effettuati nel giusto ordine, pena il blocco della procedura:

1) compilazione della fattura in formato xml. I dati da indicare nelle fatture sono quelli previsti dalla normativa IVA già visti sopra, in aggiunta dovrà essere indicato il codice destinatario o la PEC in base alle istruzioni ricevute dal cliente.

2) invio allo SDI della fattura

3) in relazione ad ogni fattura lo SDI invia al trasmittente una serie di comunicazioni:

Tutte le suddette ricevute devono essere conservate in formato elettronico unitamente alla fatture emesse.

4) lo SDI per l’inoltro della fattura al destinatario effettua le seguenti verifiche:

Il file fattura xml deve avere un dimensione non superiore a 5 megabyte

Ricezione delle fatture passive – procedura da seguire

Il passaggio preliminare per la ricezione delle fatture passive consiste nella scelta del metodo di ricezione che può alternativamente essere tramite PEC o mediante il “codice destinatario”. I duew metodi sono alternativi, o uno o l’altro. Ogni titolare di Partita IVA deve comunicare allo SDI (tramite accesso al sito dell’Agenzia delle entrate, sezione Fatture e corrispettivi) il canale scelto.

Le modalità di invio della fattura elettronica da parte del trasmittente è del tutto svincolata dalle modalità di ricezione scelta dal destinatario, ragion per cui i due soggetti non debbono necessariamente concordare alcunché.

Ruolo degli intermediari

Gli operatori economici possono scegliere se effettuare in proprio tutte le operazioni di registrazione sul sito dell’Agenzia delle entrate, emissione, invio e conservazione delle fatture o se delegarne alcune o tutte ad un intermediario.

Gli intermediari sono i soggetti che interagiscono per conto dei loro clienti con lo SDI. Possono essere “abilitati” ovvero “non abilitati”, le differenze sono minime ma occorre conoscerle nel momento in cui si decide di avvalersi di un soggetto terzo per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche allo SDI.

Tutti gli intermediari possono effettuare le seguenti operazioni per conto dei propri clienti nei confronti dello SDI:

delle fatture elettroniche

Sono, invece, riservate agli intermediari abilitati le seguenti operazioni:

Gli intermediari abilitati sono: consulenti del lavoro, commercialisti, ragionieri, periti commerciali, Caf e sostituti d’imposta che presentano le dichiarazioni fiscali per i propri dipendenti.

Le operazioni da eseguire (nell’ordine) sono:

1) comunicazione all’Agenzia delle entrate del canale di ricevimento delle fatture passive (con il codice destinatario o tramite PEC)

2) emissione della fattura in formato xml

3) invio della fattura allo SDI

4) monitoraggio delle ricevute inviate dallo SDI

5) ricezione delle fatture passive

6) invio delle fatture attive e passive al commercialista

7) conservazione sostitutiva di tutti i documenti (fatture attive, passive, notifiche dello SDI).

I suddetti adempimenti possono essere effettuati in proprio o, in alternativa, possono essere delegati ad un intermediario (tutti o in parte)

Nel caso i clienti vogliano effettuare in proprio le operazioni si presentano due possibilità:

Nel caso invece i clienti vogliano delegare tutte o parte delle suddette operazioni al commercialista vi informiamo che lo Studio sta procedendo all’acquisto di apposito software collegato con il gestionale contabile già utilizzato che sarà comprensivo di un modulo per la redazione nel formato xml delle fatture, a disposizione dei clienti che desiderano essere autonomi.

Novità in divenire

La normativa sulle fatturazione elettronica dovrebbe essere oggetto di alcune modifiche più volte proposte poi modificate o anche ritirate che, in base a quanto recentemente pubblicato dal Il Sole 24 Ore potrebbero riguardare:

Le eventuali modifiche verranno inserite nel decreto fiscale collegato alla Legge Finanziaria che, come tutti sappiamo, verrà approvato negli ultimi giorni dell’anno, appena saranno definitivamente approvate ve ne daremo notizia.

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Lo studio è a disposizione per qualsiasi chiarimento

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